Perlunya Job Description dan Sebuah Organisasi (Sekolah)

BAB  I  

PENDAHULUAN

  1. A.      LATAR BELAKANG

Perkembangan dan dinamika kehidupan modern memicu upaya peningkatan dan pengembangan kreatifitas yang terus menerus dalam rangka efektifitas dan efisiennya suatu kegiatan sebuah organisasi untuk mencapai hasil optimum yang menjadi tujuan organisasi tersebut, baik organisasi yang berskala besar maupun berskala kecil, kegiatan ini membutuhkan pengaturan yang baik, yang lebih umum dikenal dengan sebutan manajemen.Manajemen dalam pengertian umum adalah sebagai proses pemakaian sumberdaya secara efektif untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, pengertian lain bahwasanya manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan – tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling). Dengan demikian, manajemen adalah sebuah kegiatan yang berproses secara berkesinambungan sebagai suatu sirkulasi dalam sebuah organisasi. Sedangkan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) menurut Melayu SP. Hasibuan Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja secara efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan,karyawan / pegawai dan masyarakat. Pengertian lain menurut Achmad S. Rucky MSDM adalah penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis, pendayagunaan, pengembangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah organisasi secara efektif untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya. Sedangkan menurut Henry Simamora MSDM adalah sebagai pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balasan jasa dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi atau kelompok bekerja. MSDM juga menyangkut desain dan implementasi system perencanaan, penyusunan personalia, pengembangan karyawan / pegawai, pengeloaan karir, evaluasi kerja, kompensasi karyawan / pegawai dan hubungan perburuhan yang mulus. Pengertian diatas menggambarkan bahwa manajemen sumberdaya manusia merupakan sebuah ilmu yang dapat dipelajari oleh semua orang yang didalamnya terdapat proses-proses berkesinambungan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan , akan tetapi dalam penerapannya membutuhkan kemampuan seni pengelolaan yang baik, karena kita disini dihadapkan dengan manusia sebagai komponen manajemen itu sendiri yang dipandang sebagai asset yang unik karena antara individu pasti memiliki perbedaan dan sudah tentu memiliki tingkat berpikir dan pemahaman yang variatif Dalam hal perbedaan antara individu inilah diperlukan bagaimana kita dapat mengelolanya menjadi sebuah kekuatan positif  sehingga dapat menciptakan suasana positif pula untuk mencapai tujuan organisasi seperti yang diharapkan. Ketika kita sedang menghadapi pekerjaan dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, atau juga karena tambahan tugas yang dibebankan oleh atasan kepada kita, bukan tidak mungkin hal ini menjadi beban tersendiri bila tidak sesuai dengan tugas kita yang pada akhirnya bukan tidak mungkin pula ini akan menghambat pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, oleh karenanya dalam rangka tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien sangat diperlukan uraian tugas bagi masing-masing personalia dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu sebuah organisasi seharusnya melakukan analisis pekerjaan dalam rangka efektifitas dan efisiennta kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Bertolak dari latar belakang di atas maka penulis pada kesempatan ini menulis makalah  yang berjudul :

“Perlunya Job Description Dalam Organisasi Sekolah”

  1. B.       RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian di atas, penulis merumuskan masalah dalam makalah ini sebagai berikut : “Seberapa perlukah  Job Description  (Uraian Pekerjaan) dalam sebuah organisasi “

  1. C.      BATASAN MASALAH

Karena mengingat luasnya ruang lingkup pembahasan  mengenai “Organisasi” maka dalam penulisan ini penulis membatasi pembahasan pada lingkup Organisasi Sekolah

  1. D.      TUJUAN PENULISAN

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: “Untuk mengetahui perlunya Job Description dalam sebuah organisasi sekolah”

BAB  II

KAJIAN TEORI

A.   MANAJEMEN DAN FUNGSINYA Dalam keseharian kita sering menjumpai orang mengidentikkan antara manajemen dan administrasi, dalam kamus besar bahasa Indonesia sendiri pengertian manajemen hampir sama dengan dengan pengertian administrasi, manajemen ditafsirkan sebagai proses pemakaian sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yg telah ditentukan; penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran, sedangkan administrasi adalah 1. segala usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber secara efektif dan efisien; 2. kegiatan-kegaitan yg berupa kerangka kerja dr kebijakan yg dikeluarkan oleh manajer; tata usaha. Namun meskipun mengandung persamaan akan tetapi terdapat  perbedaan bahwa dalam manajemen terdapat rangkaian proses, terdapat sumber daya baik manusia maupun non manusia, serta memiliki tujuan ataupun sasaran yang telah ditentukan, sehingga manajemen ruang lingkupnya lebih luas dari administrasi. Pengertian lain dari manajemen disampaikan oleh Kathryn . M. Bartol dan David C. Martin yang dikutip oleh A.M. Kadarman SJ dan Jusuf Udaya (1995) memberikan rumusan bahwa  “Manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan – tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling). Sedangkan dari Stoner sebagaimana dikutip oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”. Dari ketiga pengertian di atas jelas bahwa, manajemen adalah proses yang dilakukan untuk menggunakan sumber daya yang ada agar lebih efektif dan efisien dalam rangka pencapaian sasaran dan tujuan organisasi yang ditetapkan.  Fungsi Manajemen Banyak para ahli yang mengemukakan pendapatnya tentang fungsi dari manajemen itu sendiri berdasarkan sudut pandang masing-masing, diantaranya: Menurut G.R. Terry terdapat empat fungsi manajemen, yaitu : (1) planning (perencanaan); (2) organizing (pengorganisasian); (3) actuating (pelaksanaan); dan (4) controlling (pengawasan). Sedangkan menurut Henry Fayol terdapat lima fungsi manajemen, meliputi : (1) planning (perencanaan); (2) organizing (pengorganisasian); (3) commanding (pengaturan); (4) coordinating (pengkoordinasian); dan (5) controlling (pengawasan). Sementara itu, Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel mengemukakan lima fungsi manajemen, mencakup : (1) planning (perencanaan); (2) organizing (pengorganisasian); (3) staffing (penentuan staf); (4) directing (pengarahan); dan (5) controlling (pengawasan). Selanjutnya, L. Gullick mengemukakan tujuh fungsi manajemen, yaitu : (1) planning (perencanaan); (2) organizing (pengorganisasian); (3) staffing (penentuan staf); (4) directing (pengarahan); (5) coordinating (pengkoordinasian); (6) reporting (pelaporan); dan (7) budgeting (penganggaran). Meskipun terdapat beberapa perbedaan dalam pandangannya yang sifatnya melengkapi pendapat yang lain akan tetapi terdapat persamaan yang mendasar dari semua pendapat tersebut di atas bahwa manajemen secara umum memiliki fungsi yang meliputi  : (1) perencanaan (planning); (2) pengorganisasian (organizing); (3) pelaksanaan (actuating) dan (4) pengawasan (controlling). B.   MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Manajemen sumber daya manusia dewasa ini menjadi faktor dominan diera perubahan teknologi yang semakin canggih, para ahli telha memberikan definisi tersendiri dari berbagai sudut pandang masing-masing tentang manajemen sumber daya manusia, diantaranya :  Melayu SP. Hasibuan mendefinisikan bahwa manajemen sumber daya manusia  adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan / pegawai dan masyarakat. Sedangkan  Mutiara S. Panggabean memberikan pengertian bahwa manajemen sumber daya manusia adalah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi dan pemutusan hubungan kerja guna mencapaitujuan yang telah ditetapkan. Dari dua pengertian di atas memberikan gambaran bahwa betapa pentingnya manajemen sumber daya manusia dalam sebuah organisasi dimana semua lini dalam organisasi tersebut memiliki keterkaitan guna pencapaian tujuan organisasi yang lebih efektif dan efisien. Jika kita menelaah lebih seksama dari pengertian di atas, bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan proses yang kontinu, dan bila kita menitik beratkan pembahasan bahwa dalam MSDM sangat erat kaitannya dengan perencanaan dan pengorganisasian, dimana organisasi harus mampu merencakan dan dan mengorganisasikan sumber daya manusia yang ada dalam sebuah organisasi. Hal ini menjadi sangat penting karena kemampuan dalam mengelola sumber daya manusia yang ada dalam organisasi akan mempengaruhi keberhasilan organisasi tersebut dalam mencapai tujuan yang diharapkan. Kesalahan dalam mengorganisir baik itu penempatan sumberdaya manusia yang ada maupun kelebihan atau kekurangan sumber daya manusia sangat jelas akan berdampak pada kelancaran organisasi tersebut. Menurut Nkomo (1980) evolusi manajemen SDM melewait tiga tahap, yaitu ; 1.  Defenisi Stage : Yaitu ketika manajer personalia menyelenggarakan programprogaram yang kurang memberikan manfaat untuk kengurangi kekacauan karyawan / pegawai dan kemungkinan perpecahan. 2. Perencanaan Manpower : dalam tahap ini digunakan kebutuhan pekerja dan perekrutan seleksik, training untuk menjamin terpenuhinya target manpower. 3. Manajemen SDM Strategis Ketika manajer SDM seharusnya lebih proaktif dalam memecahakan masalah manajemen perusahaan dan dalam memberikan kontribusi efektivitas organisasional yang lebih besar.  C.   ORGANISASI SEKOLAH Organisasi secara umum dapat diartikan memberi struktur atau susunan yakni dalam / penempatan orang-orang dalam satu kelompok kerjasama, dengan maksud menmpatkan masing-masing. Penentuan struktur, hubungan tugas dan tanggung jawab itu dimaksudkan agar tersusun suatu pola kegiatan untuk menuju kepada tercapainya tujuan bersama. Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan yang didalamnya terdapat kepala sekolah, guru-guru, pegawai tata usaha, dsb., dan murid-murid, memerlukan adanya organisasi yang baik agar jalannya sekolah itu lancar menuju kepada tujuannya. Menurut sistem persekolahan dinegara kita pada umumnya kepala sekolah merupakan jabatan yang tertinggi disekolah itu sehingga dengan demikian kepala sekolah memegang peranan dan dan pimpinan segala sesuatunya yang berhubungan dengan tugas sekolah kedalam maupun keluar. Maka dari itu, dalam struktur organisasi sekolah pun kepala sekolah biasanya didudukkan ditempat paling atas. Faktor lain yang menyebabkan perlunya organisasi sekolah yang baik adalah karena tugas-tugas guru tidak hanya mengajar saja; juga pegawai-pegawai tata usaha, pesuruh dan penjaga sekolah, dan lain-lain. Semuanya harus bertanggung jawab dan diikutsertakan dalam menjalankan roda sekolah itu secara keseluruhan. Dengan demikian agar jangan terjadi overlapping (tabrakan) dalam memegang atau menjalankan tugasnya masing-masing, diperlukan organisasi sekolah yang baik dan teratur. Dengan organisasi sekolah yang baik dimaksudkan agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat merata kepada semua orang sesuai dengan kecakapan dan fungsinya masing-masing. Tiap orang mengerti dan menyadari tugasnya dan tempatnya dalam struktur organisasi itu. Dengan demikian, dapat dihindari pula adanya tindakan yang sewenang-wenang atau otoriter dari kepala sekolah, dan sebaliknya dapat diciptakan adanya suasana yang demokratis didalam menjalankan roda sekolah itu. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun organisasi Sekolah Sebenarnya pedoman untuk menyusun organisasi sekolah yang baik tidak mudah ditentukan. Perbedaan sekolah yang satu dengan yang lainnya adalah salah satu penyebab kesulitan itu. Tetapi adalah sangat mungkin apabila sekolah yang sejenis mempunyai organisasi yang sama atau seragam dalam hal struktur atau susunannya. Beberapa faktor yang mempengaruhi perbedaan organisasi sekolah anatara lain sebagai berikut: a. Tingkat Sekolah Kita ketahui bahwa berdasar tingkatannya sekolah-sekolah yang ada dinegara kita ini dapat dibedakan atas Sekolah Dasar (SD), Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP), Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), dan Perguruan Tinggi. b. Jenis Sekolah Berdasarkan jenis sekolah kita membedakan ada sekolah umum dan sekolah jurusan. Sekolah umum adalah sekolah-sekolah yang progam pendidikannya bersifat umum dan bertujuan terutama untuk memberikan bekal pengetahuan dan kecakapan untuk melanjutka studi ketingkat yang lebih tinggi lagi. Sedangkan yang dimaksud sekolah kejuruan adalah sekolah-sekolah yang progam pendidikannya mengarah pada pemberian bekal kecakapan atau keterampilan khusus agar setelah selesai studinya anak didik dapat langsung memasuki dunia kerja. c. Besar Kecilnya Sekolah Sekolah yang besar tentu memiliki jumlah murid, jumlah kelas, jumlah tenaga guru dan karyawan / pegawai serta fasilitas yang memadai. Sekolah yang kecil adalah sekolah yang cukup memenuhi syarat minimal dari ketentuan yang berlaku. d. Letak dan Lingkungan Sekolah Berdasar letak dan lingkungannya, sekolah-sekolah kita diseluruh tanah air ini dengan menunjukkanperbedaan situasi, kondisi dan sifat-sifat lingkungannya. Letak sebuah Sekolah Dasar yang ada didaerah pedesaan akan mempengaruhi kegiatan sekolah tersebut berbeda dengan Sekolah Dasar yang ada dikota. Secara teoritis, organisasi sekolah dalam menyelenggarakan programnya terlebih dahulu menyusun tujuan dengan baik yang penerapannya dilakukan secara efektif dan efisien dalam proses belajar mengajar (PBM). Keefektifan organisasi sekolah tergantung pada rancangan organisasi dan pelaksanaan fungsi komponen organisasi yang meliputi proses pengelolaan informasi, partisipasi, pelaksanaan tugas pokok organisasi, perencanaan, pengorganisasian penggerakan dan pengendalian. Kepala sekolah memiliki peranan yang sangat kuat dalam mengkoordinasikan, menggerakkan, dan menyerasikan semua sumber daya pendidikan yang tersedia di sekolah. Kepemimpinan kepala sekolah merupakan salah satu faktor yang dapat mendorong sekolah untuk dapat mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran sekolahnya melalui program-program yang dilaksanakan secara terencana dan bertahap. Kepala sekolah dituntut mempunyai kemampuan manajemen dan kepemimpinan yang memadai agar mampu mengambil inisiatif dan prakarsa untuk meningkatkan mutu sekolah. Tentang sekolah efektif menunjukkan bahwa peran kepala sekolah sedemikian penting untuk menjadikan sebuah sekolah pada tingkatan yang efektif. Asumsinya adalah bahwa sekolah yang baik akan selalu memiliki kepala sekolah yang baik, artinya kemampuan profesional kepala sekolah dan kemauannya untuk bekerja keras dalam memberdayakan seluruh potensi sumber daya sekolah menjadi jaminan keberhasilan sebuah sekolah. Untuk lebih mengefektifkan pelaksanaan pekerjaannya dan dapat mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang ada di sekolah maka kepala sekolah harus memahami perannya. Struktur Organisasi Sekolah Struktur Organisasi sekolah adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi) Berikut ini adalah pembagian tugas dan contoh sebuah struktur organisasi sekolah disebuah Sekolah Menengah Atas. Struktur ini disusun sedemikian rupa berdasarkan tujuan organisasi (kelembagaan) yang berfokus pada visi sekolah mencapai tujuan pendidikan nasional. 1. Pembagian TugasKepala Sekolah: bertugas memimpin dan mengkoordinasikan semua pelaksanaan rencana kerja harian, mingguan, bulanan catur wulan dan tahunan. Mengadakan hubungan dan kerjasama dengan pejabat-pejabat resmi setempat dalam usaha pembinaan sekolah. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum, bertugas membuat perencanaan dan mengkoordinasikan pembagian tugas guru-guru per catur wulan, merekap daya serap dan target pencapaian kurikulum per catur wulan dan per tahun pelajaran, serta segala kegiatan yang berhubungan dengan urusan kurikulum dan pengajaran bidang intra-kurikuler. Wakil Kepala sekolah Bidang Kesiswaan, bertugas membuat perencanaan penerimaan siswa baru kelas I, mutasi siswa kelas II dan III dan pendaftaran ulang siswa. Membina dan membimbing OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah) dan mengkoordinasikan semua yang berkaitan dengan kegiatan siswa di bidang ekstra-kurikuler. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan, bertugas mengkoordinasikan segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang-barang inventaris/non inventaris baik fisik maupun non-fisik milik sekolah. Kepala Tata Usaha, bertugas mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan administrasi sekolah, meliputi penyusunan program tahunan, kepegawaian, keuangan, pelaporan, inventaris dan kesiswaan. Sekolah adalah sebuah organisasi yang di dalamnya terdiri dari orang yang mengurus atau mengelola dan atau dikelola. Sekolah dalam era privatisasi pendidikan  sering juga disamakan dengan perusahaan dengan kepala sekolah sebagai managernya.  Dalam sebuah organisasi (mis : sekolah ) disadari atau tidak, ada sebuah siklus yang terbentuk melalui proses yang panjang. Siklus itu berupa antisipasi terhadap permasalahan yang muncul di sekolah dan kepekaan terhadap problem atau error yang terjadi dalam proses pelaksanaan kegiatan pendidikan di sekolah. Berbicara tentang kegiatan pendidikan, di bawah ini beberapa pandangan dari para ahli tentang bidang-bidang kegiatan yang menjadi wilayah garapan manajemen pendidikan. Ngalim Purwanto (1986) mengelompokkannya ke dalam tiga bidang garapan yaitu :

  1. Administrasi material, yaitu kegiatan yang menyangkut bidang-bidang materi/ benda-benda, seperti ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, gedung dan alat-alat perlengkapan sekolah dan lain-lain.
  2. Administrasi personal, mencakup di dalamnya administrasi personal guru dan pegawai sekolah, juga administrasi murid. Dalam hal ini masalah kepemimpinan dan supervisi atau kepengawasan memegang peranan yang sangat penting.
  3. Administrasi kurikulum, seperti tugas mengajar guru-guru, penyusunan sylabus atau rencana pengajaran tahunan, persiapan harian dan mingguan dan sebagainya.

Sementara itu, Thomas J. Sergiovani sebagimana dikutip oleh Uhar Suharsaputra (2002) mengemukakan delapan bidang administrasi pendidikan, mencakup : (1) instruction and curriculum development; (2) pupil personnel; (3) community school leadership; (4) staff personnel; (5) school plant; (6) school trasportation; (7) organization and structure dan (8) School finance and business management. Di lain pihak, Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas (1999) telah menerbitkan buku Panduan Manajemen Sekolah, yang didalamnya mengetengahkan bidang-bidang kegiatan manajemen pendidikan, meliputi: (1) manajemen kurikulum; (2) manajemen personalia; (3) manajemen kesiswaan; (4) manajemen keuangan; (5) manajemen perawatan preventif sarana dan prasarana sekolah. Dari beberapa pendapat di atas, agaknya yang perlu digarisbawahi yaitu mengenai bidang administrasi pendidikan yang dikemukakan oleh Thomas J. Sergiovani.  Dalam konteks pendidikan di Indonesia saat ini, pandangan Thomas J. Sergiovani kiranya belum sepenuhnya dapat dilaksanakan, terutama dalam bidang school transportation dan business management. Dengan alasan tertentu, kebijakan umum pendidikan nasional belum dapat menjangkau ke arah sana. Kendati demikian, dalam kerangka peningkatkan mutu pendidikan, ke depannya pemikiran ini sangat menarik untuk diterapkan menjadi kebijakan pendidikan di Indonesia. Merujuk kepada kebijakan Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas dalam buku Panduan Manajemen Sekolah, berikut ini akan diuraikan secara ringkas tentang bidang-bidang kegiatan pendidikan di sekolah, yang mencakup : 1. Manajemen kurikulum 2. Manajemen Kesiswaan 3. Manajemen personalia 4. Manajemen keuangan 5. Manajemen perawatan preventif sarana dan prasana sekolah D.   JOB DESCRIPTION Dalam kajian di atas nampak bahwa dalam sebuah sekolah terdiri dari berbagai bagian-bagian yang keseluruhannya memerlukan pengaturan dan uraian pekerjaan dimasing-masing bagian tersebut, oleh karenanya diperlukan uraian kerja masing masing. Job description (uraian pekerjaan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan pekerjaan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian pekerjaan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian pekerjaan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu pekerjaan dijelaskan dan diberikan batasan. Informasi dasar dan penting mengenai jabatan ini diperlukan oleh banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan (agar ia mengerti apa yang dituntut dari jabatan tersebut), perekrut (agar mengerti orang seperti apa yang sesuai untuk mengisinya), atasan (supaya memahami apa yang ia tuntut dari pekerjaan bawahannya dan menjadi dasar yang objektif untuk mengkomunikasikan ekspektasi organisasi terhadap bawahannya, serta dasar untuk pengukuran kinerja), hingga bagi pengelola pelatihan (agar mengerti kompetensi apa yang perlu dimiliki oleh setiap pemegang jabatan). Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik agar mudah dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu proses yang terstruktur pula,yangdikenaldengananalisisjabatan. Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan. Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari kebiasaan kita menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. Ketiga, kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi. Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antar jabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam job description (uraian pekerjaan) diantaranya sebagai berikut : 1. Perumusan fungsi, tugas atau kegiatan yang jelas dan tegas. 2. Penempatan orang secara tepat yaitu atas dasar pertimbangan yang obyektif. 3. Kejelasan dan ketegasan wewenang dan tanggung jawab. 4. Kejelasan pertanggung jawaban dari masing-masing anggota seperti laporan kegiatan, keuangan dan lain-lain. 5. Membebaskan pucuk pimpinan (top management)  Fungsi Job Description Job description itu sangat berguna, baik bagi sekolah maupun karyawan / pegawainya. Job description yang benar, yaitu sesuai dengan kenyataan, biasanya dapat digunakan oleh perusahaan untuk pengembangan bisnis. Hitungan beban kerja, dari struktur dan desain perusahaan bisa  menentukan perampingan atau pengembangan jabatannya yang nantinya berpengaruh pada sistem penggajian. Selain itu, sekolah juga bisa memiliki pijakan untuk mencari calon karyawan / pegawai yang tepat, penentuan bentuk training, evaluasi kinerja dan alur promosi. Biasanya isi spesifikasi personal dari job description akan berisi tuntutan pendidikan, pengetahuan, keterampilan dan lamanya pengalaman kerja, untuk dicantumkan dalam iklan lowongan kerja atau digunakan untuk mengetahui  training apa yang harus diberikan.   Manfaat Untuk Karyawan / pegawai / Unit KerjaSeorang karyawan / pegawai tentu akan mendapatkan banyak manfaat dari job description. Bahkan, dari nama posisi, seorang karyawan / pegawai juga dapat mengetahui batas wewenang supaya tidak tumpang tindih dengan rekannya. Lalu job description juga berisi tentang tujuan pekerjaan. Karyawan / pegawai juga perlu tahu tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan. Jangan sampai karena merasa sudah menjadi manajer, lalu tidak mau lagi membantu pekerjaan bawahannya. Setelah menyelesaikan tugas utama dan tugas tambahan, karyawan / pegawai juga dapat memperoleh gambaran nyata tentang output kerjanya sendiri atau melihat prestasi yang dicapai. Biasanya evaluasi kinerja yang dilakukan tahunan oleh perusahaan juga didasarkan pada tingkat keberhasilan karyawan / pegawai dalam menyelesaikan tugas yang tergambar dalam job description. Adapun untuk pengetahuan karyawan / pegawai yang baru menjabat suatu posisi, job description yang lengkap akan memuat alur koordinasi dan struktur pembagian wewenang, alat kerja yang boleh digunakan dan lokasi kerjanya. Tentu saja hal ideal untuk mendapatkan job description yang lengkap dan sesuai dengan kondisi kenyataan, tidak begitu saja mudah diperoleh. Perusahaan perlu mengadakan proses analisa jabatan. Bahkan jika perlu dapat mengundang konsultan eksternal untuk membantu membuat job description yang baik. Proses pembuatan job description dapat dilakukan memalui interviu kepada segenap karyawan / pegawai untuk melihat beban kerja yang aktual. Perubahan job description harus segera dilakukan untuk mengikuti perubahan dinamika organisasi yang berkembang dengan cepat.

BAB  III

PEMBAHASAN MASALAH

PERLUNYA JOB DESCRIPTION DALAM ORGANISASI SEKOLAH  Tidak dapat dipungkiri bahwa di lingkungan sekolah adalah lingkungan orang-orang yang memiliki sumber daya manusia yang cukup dalam bidang masing-masing, namun tidak dapat dielakkan juga kenyataan bahwa dengan perbedaan latar belakang pengetahuan dan disiplin ilmu tersebut mengakibatkan lingkungan sekolah rentan dengan konflik yang tidak perlu, ini sebuah bisa saja diakibatkan oleh mis manajemen, oleh karenanya sangatlah tepat pengertian manajemen sumberdaya manusia yang disampaikan oleh Melayu SP. Hasibuan yang mendefinisikan bahwa manajemen sumber daya manusia  adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan / pegawai dan masyarakat. Pengertian di atas memberikan petunjuk bahwa dalam manajemen sumber daya manusia di sekolah dibutuhkan seni dalam  mengatur dan mengelola sumber daya manusia ini dikarenakan bahwa sumber daya manusia yang memiliki perbedaan-perbedaan meskipun memiliki latar belakang spesialisasi ilmu yang sama terlebih jika berangkat dari spesialisasi dan latar belakang disiplin limu yang berbeda. Sebagai ilustrasi bahwa pemberian perintah kepada dua orang dengan perintah yang sama dan penyampaian yang sama akan dapat ditafsirkan berbeda oleh dua orang tersebut menurut tingkat pemikiran dan kehalusan perasaan masing-masing dan hal ini tentunya akan sangat berpengaruh dalam mencapai tujuan organisasi sekolah tersebut. Oleh karenanya maka benar bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan seni dan sekaligus ilmu, karena itu menuntut bagaimana kita dapat melakukan suatu pengelolaan dengan cara yang dapat diterima oleh semua orang dengan pemahaman yang diharapkan sama sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien Kenyataan ini menguatkan bahwa dalam sebuah organisasi sekolah yang didalamnya terdapat berbagai tugas manajemen, diantaranya manajemen kurikulum, manajemen kesiswaan, manajemen personalia, manajemen keuangan dan manajemen perawatan preventif sarana dan prasana sekolah harus dapat mmemastikan bahwa pembagian tugas dapat terdistribusi dengan baikKarena job description (uraian pekerjaan) adalah sebagai dokumen formal organisasi sekolah yang memuat uraian kerja maka ini menjadi sangat perlu adanya karena ini juga dapat dijadikan sebagai dokumen kontrol pelaksanaan pekerjaan bagi masing-masing karyawan / pegawai sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas dari masing-masing pegawai, yang sekaligus juga dapat dijadikan sebagai kontrol keberhasilan pekerjaan kayawan atau pegawai tersebut.Selain itu, bagi organisasi sekolah sendiri ini dapat dijadikan sebagai pegangan apabila terjadi rolling atau mutasi pegawai sehingga pegawai baru dapat melaksanakan tugasnya dengan mudah. Mengingat manfaat dari job description, baik bagi perusahaan maupun karyawan / pegawainya. Job description yang benar, yaitu sesuai dengan kenyataan, biasanya dapat digunakan oleh perusahaan untuk pengembangan sekolah . Hitungan beban kerja, dari struktur dan desain organisasi sekolah bisa menentukan perampingan atau pengembangan jabatannya yang nantinya berpengaruh pada sistem penggajian. Selain itu, sekolah juga bisa memiliki pijakan untuk mencari calon karyawan / pegawai yang tepat, penentuan bentuk training, evaluasi kinerja dan alur promosi. Biasanya isi spesifikasi personal dari job description akan berisi tuntutan pendidikan, pengetahuan, keterampilan dan lamanya pengalaman kerja, untuk dicantumkan dalam iklan lowongan kerja atau digunakan untuk mengetahui training apa yang harus diberikan. Manfaat untuk Karyawan / pegawai unit kerja seorang karyawan / pegawai tentu akan mendapatkan banyak manfaat dari job description. Bahkan, dari nama posisi, seorang karyawan / pegawai juga dapat mengetahui batas wewenang supaya tidak tumpang tindih dengan rekannya. Lalu job description juga berisi tentang tujuan pekerjaan. Karyawan / pegawai juga perlu tahu tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan. Jangan sampai karena merasa sudah menjadi manajer, lalu tidak mau lagi membantu pekerjaan bawahannya. Setelah menyelesaikan tugas utama dan tugas tambahan, karyawan / pegawai juga dapat memperoleh gambaran nyata tentang output kerjanya sendiri atau melihat prestasi yang dicapai. Biasanya evaluasi kinerja yang dilakukan tahunan oleh perusahaan juga didasarkan pada tingkat keberhasilan karyawan / pegawai dalam menyelesaikan tugas yang tergambar dalam job description Adapun untuk pengetahuan karyawan / pegawai yang baru menjabat suatu posisi, job description yang lengkap akan memuat alur koordinasi dan struktur pembagian wewenang, alat kerja yang boleh  digunakan dan lokasi kerjanya. Semua gambaran ini memperjelas bahwa job deskription dalam sebuah sekolah sanat diperlukan adanya, oleh karenanya pihak sekolah harus benar-benar memperhatikan dan merumuskan dengan baik tentang uraian pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, serta selalu terbuka dengan pengaruh perkembangan teknologi sehingga dapat menyesuaikan diri dengan arus globalisasi di era teknologi yang lebih pesat sekarang ini.

BAB  III

PENUTUP

  1. A.    KESIMPULAN
    1. Keberhasilan suatu perusahan atau organisasi dalam mencapai tujuan yang diharapkan sangat bergantung bagaimana perusahan  atau organisasi tersebut memanaj sumber daya manusia yang ada didalamnya, karena sumber daya manusia merupakan asset yang begitu penting dalam suatu organisasi
    2. Sekolah sebagai sebuah organisasi  akan dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan keinginan dan harapan untuk mencapai tujuannya hanya dapat dilakukan dengan memanaj sumber daya manusia  yang ada disekolah tersebut, dengan pengaturan yang proporsional melalui pembagian tugas yang bersifat the right man on the right job berdasarkan job description yang jelas, sehingga tidak menimbulkan tumpang tindih pekerjaan.
    3. Job deskription dalam organisasi sekolah mutlak adanya dalam rangka efektif dan efisiennya penggunaan sumber daya manusia di sekolah sebagai pedoman kerja bagi masing-masing personal.

 

  1. B.     SARAN
    1. Disarankan kepada sekolah-sekolah untuk dapat merumuskan uraian pekerjaan (job description) dengan jelas agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan antar pegawai sehingga pelaksanaan tugas masing-masing personil menjadi lebih efektif
    2. Disarankan kepada sekolah-sekolah untuk senantiasa meningkatkan sumber daya manusia yang ada dilingkungannya seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi, dan senantiasa melakukan perubahan dan penyesuaian job desciption sesuai dengan tuntutan perubahan tersebut serta berpedoman pada tujuan organisasi

DAFTAR PUSTAKA

Suryosubroto B, Drs. (2004).  Manajemen Pendidikan di Sekolah, PT. Rineka Cipta : Jakarta Prabu Mangkunegara. A.A Anwar. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan, PT. Remaja Rosda Karya : Bandung http://artikelrande.blogspot.com/2010/07/manajemen-pedidikan.html http://www.scribd.com/doc/21606903/MAKALAH-Manajemen Sumber Daya Manusia http://fajri89.blogspot.com/2010/03/tugas-kelompok-organisasi-sekolah.html http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2008/11/05/kumpulan-makalah-dan-artikel-manajemen-pendidikan/  

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s